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Vacature : OCMW - Assistant(e) administratif(ve)

Demande d’emploi : Assistant(e) administratif(ve) à temps plein pour la Résidence Reine Fabiola – Contrat de travail à duréé indéterminée– pour engagement immédiat.

Profil :

  • Etre porteur du certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS)
  • Satisfaire à l’examen portant sur la connaissance de la seconde langue
  • Expérience en maison de repos souhaitée

 

Description de fonction :

Mission globale de la fonction :

L’assistant administratif  seconde et soutient la direction dans le cadre la gestion administrative des dossiers des résidents et du personnel

Activités principales de la fonction

  • Suivi mensuel de la facturation au résident (frais divers : médecins, pharmacie, coiffeuse, avances financières)
  • Contrôle, encodage ;
  • Contrôle des factures achats ;
  • Gestion des demandes de remboursements auprès des mutuelles pour les résidants ;
  • Mise en place des procédures de centralisation des données ;
  • Edition des factures ;
  • Si nécessaire explications supplémentaires ou vérification en cas de contestation ;
  • Accueil et informations aux familles et résidants.
  • Secrétariat
    • Etablir les différents courriers pour la direction ;
    • Interlocutrice téléphonique en cas d’absence de la direction ;
    • Transmission des demandes des résidents aux familles, des familles à la direction, du personnel à la direction… ;
    • Mise à jour des commandes de fournitures administratives.
    • Rédaction et traduction des menus
    • Tenir un agenda des activités et réunion du mois
  • Factures d’achats, ventes et divers
  • Gestion des bons de commande et contrôle des factures par rapport aux bons de commande et bons de livraison ;
  • Encodage facturiers achats, banque, contrôle paiements, opérations diverses ;
  • Intermédiaire avec le service comptable extérieur ;
  • Gestion journalière du courrier entrant et transmission aux services internes concernés ;
  • Commande et gestion des cadeaux d’anniversaires
  • Rédaction des cahiers des charges concernant les achats de la Résidence, en collaboration avec la direction, les services techniques et la juriste
  • Salaires
  • Calcul des heures en fin de mois pour transmission au secrétariat social des données nécessaires à l’établissement des fiches de salaires ;
  • Intermédiaire entre le secrétariat social du C.P.A.S. et les salariés pour différents documents (allocations, naissances,…) ;
  • Démarche qualité et développement des compétences
  • Participer à la démarche qualité de la Résidence ;
  • Participer aux réunions et aux formations.
  • Tableau de bord
  • Préparation du budget annuel de l’établissement en collaboration avec la direction ;
  • Divers
    • Contribuer à la prise en charge globale des personnes en collaboration avec les autres intervenants au sein d’une équipe pluridisciplinaire ;
    • Avoir un rôle relationnel important avec le résidant, sa famille et l’équipe ;

 

Vous pouvez utilement prendre contact avec Madame PENOMBRE Axelle, Directrice par mail