Règlement d'ordre intérieur du Collège des Bourgmestre et Echevins

 

Chapitre I : Généralités


Article 1 : Le présent règlement d’ordre intérieur s’applique aux séances ordinaires du collège des bourgmestres et échevins.

Article 2 : Sauf décision du Bourgmestre, les séances ordinaires se tiennent tous les mardis à partir de 16 heures 30 dans la salle dite « salle du Collège » de la maison communale, rue Idiers. En cas d’auditions, le Collège se réunit à partir de 16 heures.

Article 3 : La séance débute sous la présidence du bourgmestre ou, en cas d’absence de ce dernier, de l’échevin le premier dans l’ordre du scrutin et ainsi de suite.

La présidente du CPAS assiste aux séances du collège. Elle ne compte pas dans le quorum de présence.

La présidente du CPAS ne peut siéger :

- lorsque le collège exerce la tutelle sur les décisions du conseil de l’action sociale ;
- en matière disciplinaire ;
- en matière d’établissement et de recouvrement des taxes communales.



Chapitre II : Ordre du jour


Section I : Elaboration

Article 5 : Le projet d’ordre du jour est arrêté par le secrétaire communal au plus tard le dernier jour ouvrable de la semaine qui précède la séance.  Les intitulés des points et les propositions de décisions y afférentes sont transmises par voie électronique au service du secrétariat dans une forme qui permet leur insertion dans un projet de procès-verbal.

Article 6 : Les points repris au projet de l’ordre du jour doivent être indiqués avec suffisamment de clarté et reprennent, pour chaque cas, la proposition de décision faite par les services.

En cas d’impact budgétaire, le rapport doit le mentionner, préciser la recette générée ou l’article sollicité et la nécessité ou non d’une modification budgétaire. Il doit être visé par le Receveur. En cas de décision intéressant un travailleur, la gestionnaire des ressources humaines doit apposer son visa. Le Receveur et la gestionnaire des ressources humaines peuvent assortir, si nécessaire, le rapport de leurs remarques.

Article 7 : Le projet d’ordre du jour est communiqué au bourgmestre qui arrête l’ordre du jour.

Article 8 : L’ordre du jour est communiqué aux membres du collège, à la présidente du CPAS et aux membres du comité de direction le lundi qui précède le jour du collège à midi au plus tard.

L’ordre du jour peut être assorti d’un projet de procès-verbal contenant, outre l’intitulé des points, les propositions de décisions.

Section II : Mise à disposition des dossiers

Article 9 : Les rapports et fardes contenant les pièces essentielles à la compréhension du dossier sont déposés au service du secrétariat où ils peuvent être consultés par des membres du collège, la présidente du CPAS et les membres du comité de direction. Les rapports et dossiers sont déposés dans la salle du collège pendant la réunion.

Section III : Rapport

Article 10 : Pour qu’un point soit repris au projet d’ordre du jour, il doit avoir fait l’objet d’une analyse dans un rapport rédigé par le service concerné. Le rapport doit contenir les précisions suivantes :

Intitulé

Proposition de décision

Délibération : les points qui donnent lieu à délibération devront joindre un tel projet de délibération.

Deux visas devront être recueillis selon la nature ou l’impact de la décision :

1. en matière de personnel (hors personnel enseignant), le visa et les remarques de la gestionnaire des ressources humaines sont requis ;
2. en matière financière et budgétaire, le visa et les remarques du Receveur  sont nécessaires.

En outre, le rapport ou le projet de délibération doit fournir les informations suivantes :

Historique : sous ce point seront énumérées les décisions et prises d’actes déjà entérinés par le Collège sur le dossier dont il est saisi.

Dispositions légales ou réglementaires appliquées  

Article budgétaire sollicité et disponibilité financière

Tutelle : Le rapport ou le projet de délibération précise si la décision est soumise à la tutelle ordinaire de suspension, d’annulation ou d’approbation ou à une tutelle spéciale.

Obligation de rapport ou de transmission à un tiers

Article 11 : Le rapport indique le nom du ou de la gestionnaire du dossier et porte sa signature ainsi que celle du chef de service.

Article 12 : Les rapports sont rédigés sur support informatique et présentés sur support papier. Dès que l’ordre du jour est arrêté, les échevins et la présidente du CPAS reçoivent les rapports par voie électronique.

Article 13 : Les rapports qui ne respectent pas les règles de forme ou de fond prescrites par le présent règlement ne peuvent pas être inscrits au projet d’ordre du jour.

Article 14 : Pour autant qu’il existe une urgence objective, les services et les membres du collège peuvent présenter des analyses non reprises à l’ordre du jour. Le service doit alors transmettre lui-même le projet de complément à l’ordre du jour avec une proposition de décision ainsi que le rapport au secrétaire et au bourgmestre. Dans la mesure du possible, le secrétaire les communique, avant la séance, aux échevins et à la présidente du CPAS. Le chef de service ainsi que le gestionnaire du dossier qui a rédigé ce rapport restent à la disposition du collège jusqu’à ce qu’il soit délibéré sur ce point.

Le rapport au collège devra décrire substantiellement le motif de l’urgence, les raisons objectives qui n’ont pas permis au service de présenter le point dans les délais impartis et les conséquences d’un défaut de décision du collège.

Tout membre du collège, en ce compris la présidente du CPAS peut solliciter le vote sur un point déposé en urgence.

Section IV : La séance

Article 15 : L’ordre du jour est présenté par le président de séance.

En cas d’auditions de personnes, la séance débute par ces auditions. Elle se poursuit par la discussion sur les points où la présidente du CPAS ne peut siéger et se clôture par les éventuels points déposés en urgence.

Article 16 : Chaque membre a le droit d’interrompre soit pour exposer son point de vue soit pour poser des questions à propos du point à l’examen.

Article 17 : Le secrétaire communal peut dispenser des conseils juridiques et administratifs au collège. Il n’est pas tenu d’une quelconque obligation d’examen ni de conseil à l’égard des points déposés en urgence.

Article 18 : Le vote peut être demandé par le président de séance sur chaque point.