Renseignements généraux
- Grade : Secrétaire administratif
- Niveau : B1
- Service : MAISON DE LA PREVENTION (Commune d’AUDERGHEM)
- Régime de travail : ½ temps
- Brevets linguistiques requis : art.8 et 9 § 1 (niveau élémentaire)
- Formation : Baccalauréat - supérieur de type court.
Les Missions
Communicationnelles
- Informer des décisions prises en réunion restreinte de coordination à l’ensemble de l’équipe.
- Assurer l’accueil, la réception et la prise de contact avec tout interlocuteur lié au service de la Prévention, aux services communaux et autres.
- Contrôle de la numérisation systématique des outils de récolte de données par les gardiens de la paix.
- Se situer comme premier contact de référence pour l’équipe des Gardiens de la paix.
- Rapporter directement au N+1 (coordinatrice ), et le cas échéant en son absence, au n+2 (Fonctionnaire de prévention).
Administratives
- Gestion administrative du service Gardiens de la paix (tenue des feuilles de congé, de prestation des heures, des dossiers du personnel, des certificats médicaux et gestion des chèques-repas, des présences sur terrain, des formations, du suivi logistique des uniformes et commandes de stock.)
- Rédaction de procès-verbaux de réunions.
- Faire lien régulier avec les services partenaires des Gardiens de la paix.
- Remplacer et représenter le coordinateur pour honorer les affaires courantes du service lors de ses absences et le tenir informé si la situation le nécessite.
- Être garant de l’application du règlement de travail autant que du cadre légal propre à la fonction Gardiens de la paix (Arrêté de 2007 relatif au cadre légal des gardiens de la paix)
Logistiques
- Gestion logistique du service en toute matière relative à son fonctionnement régulier et quotidien ; notamment par le biais de réunions.
- Animation de réunion hebdomadaires liées à l’organisation et à la logistique du service.
- Création et supervision d’horaires.
- Suivi des inscriptions aux évènements et vérification des rapports.
- Présence ponctuelle sur le terrain en soutien à l’équipe et pour s’approprier la réalité de leur quotidien.
Les Compétences
Savoir faire
- Connaissance des procédures et règlementations communales relatives aux domaines de gestion administrative, et à l’Arrêté de 2007 relatif au cadre légal des gardiens de la paix ;
- Connaissance et/ou appropriation des règlementations relatives au fonctionnement du service de la Maison de la Prévention (règlements de travail, procédures communales et internes) ;
- Maitrise d’outils de communication variés et d’outils informatiques facilitant la gestion quotidienne ; (excel ++ et word ++, drive, outlook…) ;
- Nécessité de connaître/s’approprier le réseau communal et d’assurer la prise de contact auprès de fournisseurs de services ou autres interlocuteurs externes liés au service.
Savoir-être
- Faire preuve de méthodologie et d’autonomie ;
- Etre organisé, posséder un esprit de synthèse ;
- Avoir un esprit créatif pour trouver les solutions adéquates aux problèmes qui impliquent une nouvelles adaptation ;
- Apte à prendre des décisions dans les limites des compétences reçues ;
- Être attentif aux autres et communiquer d’une façon efficace qui favorise la communication ouverte ;
- Etre sensible à l’aspect social de la fonction, capacité d’écoute et d’empathie ;
- Capacité de travail en équipe avec le coordinateur d’une part et les gardiens de la paix d’autre part ;
- Bonne orthographe et bonne capacité rédactionnelle ;
- Débrouillardise, capacité de prendre des initiatives et d’initier de nouveaux fonctionnements ;
- Etre orienté service public et attacher de l’importance à une bonne relation entre le citoyen et le personnel communal.
Postuler
Envoyer votre cv accompagné d’une lettre de motivation, d’une copie de votre carte d’identité et de votre diplôme, ainsi qu’un certificat de bonne vie et mœurs, à l’adresse mail suivante : admin-prevention@auderghem.brussels.
Date limite : le vendredi 12 février au plus tard.
Un examen écrit sera organisé durant la dernière semaine du mois de février. Les candidats qui satisferont à cette 1ère épreuve écrite seront ensuite conviés à un entretien oral endéans la semaine suivante.
