Règlement relatif au Budget Partagé d’Auderghem

 

Article 1. PÉRIMÈTRE

Le Budget Partagé d’Auderghem porte uniquement sur le territoire de la commune d’Auderghem. Les projets qui ne relèvent pas de la compétence de la commune d’Auderghem ne sont pas éligibles au Budget Partagé.

 

Article 2. MONTANT

Le Budget Partagé d’Auderghem dispose d’une enveloppe fixée chaque année au mois de janvier par le Collège. L’enveloppe est fixée pour inscription au budget de l’année suivante, calculée sur base du nombre d’habitants au 1er janvier avec un minimum de 15€/habitant s .

A titre d’exemple, pour l’année 2020, le nombre d’habitants au 1er janvier s’élève à 34.337. Le montant du Budget Partagé de l’année s’élève ainsi à 515.055€.

 

Article 3. CALENDRIER

Plusieurs étapes sont nécessaires afin d’aboutir à la sélection et à la mise en œuvre des projets.

  • Étape 1 – Information et communication sur le dispositif
  • Étape 2 – Dépôt des idées de projets
  • Étape 3 – Assemblée des Habitants : idéation et amélioration des idées de projets
  • Etape 4 – Pré-sélection des idées de projets avant le vote des habitants : étude de faisabilité et budgétisation des idées de projets déposées
  • Etape 5 – Validation des idées de projets éligibles par le Collège
  • Étape 6 – Campagne de communication et vote sur les idées de projets retenues
  • Étape 7 – Proclamation des résultats
  • Étape 8 – Intégration dans le budget de l’année suivante
  • Étape 9 – Assemblée des Habitants : évaluation du processus
  • Étape 10 – Réalisation et suivi des projets

Le Collège fixe le calendrier chaque année au plus tard au mois de février.

 

Article 4. ÉTAPE 1 | INFORMATION ET COMMUNICATION SUR LE DISPOSITIF

Cette étape a pour objectif de faire connaître le dispositif auprès de la population auderghemoise.

Elle prend la forme d’un appel à idées de projets et a lieu pendant toute la période de dépôt des idées de projets.

La commune utilise tous les moyens à sa disposition pour communiquer à ce sujet.

 

Article 5. ÉTAPE 2 | DEPÔT DES IDEES DE PROJETS

5.1. Porteurs de projets

Un projet doit être porté :

  • soit par une personne physique unique. Celle-ci doit être âgée d’au moins 10 ans et résider à Auderghem au moment du dépôt de l’idée de projet ;
  • soit par une association active sur le territoire communal. Celle-ci doit être représentée par une personne physique ; celle-ci ne peut être un parti politique; par "parti politique", on entend l'association de personnes physiques, dotée ou non de la personnalité juridique, qui participe aux élections, en ce compris les élections communales, et qui tente d'influencer l'expression de la volonté populaire de la manière définie dans ses statuts ou son programme, en ce compris  les organismes, associations, groupements et entités régionales d'un parti politique, quelle que soit leur forme juridique, qui sont directement liés à ce parti au sens de l'article 2, 2° de l'ordonnance du 29 avril 2004 organisant le contrôle des dépenses électorales et des communications gouvernementales;
  • soit par une Assemblée de Quartier appartenant à l’Assemblée des Habitants, représenté par l’un de ses membres.

Ceux-ci sont appelés « porteurs de projet ».

Dans le cas d’un enfant mineur de 10 ans et plus, il doit être parrainé par un adulte, et c’est l’enfant qui sera désigné « porteur de projet ».

Ne peuvent être porteur de projet, ni parrainer :

  • les conseillers communaux, les conseillers du CPAS, les membres du Collège, les ministres ou les parlementaires.

5.2. Fiche projet

Au début de cette étape, un formulaire de dépôt d’idée de projet appelé « Fiche projet » est distribué en toutes-boîtes. Le formulaire de dépôt d’idée de projet, appelé “Fiche projet” contient les éléments pour construire et soumettre son projet pour le budget partagé d’Auderghem. Il est disponible sur la plateforme nous.auderghem.be, le site www.auderghem.be et par courriel sur simple demande au Service Participation (budgetpartage@auderghem.brussels).

De manière à faciliter l’engagement, cette fiche projet sera travaillée en deux temps sur la plateforme nous.auderghem.be : d’abord de manière succincte puis de manière détaillée.

5.3. Modalités de dépôts des idées de projets

Les idées de projets doivent être déposées :

  • Sur la plateforme Internet : nous.auderghem.be
  • Dans les urnes disposées à la Maison communale
  • Par courrier adressé au Service Participation, 12 rue Emile Idiers à 1160 Auderghem.

5.4. Thématiques prioritaires

Les idées de projets doivent permettre d’améliorer le cadre de vie ou de renforcer les liens entre les habitants.

L’Assemblée des Habitants d’Auderghem a la possibilité de proposer d’autres thématiques lors de l’évaluation annuelle du dispositif.

5.5. Durée

Les idées de projets peuvent être déposées pendant une période de 2 mois fixée par le calendrier annuel.

 

Article 6. ÉTAPE 3 – ASSEMBLÉE DES HABITANTS : IDÉATION ET AMÉLIORATION DES IDÉES DE PROJETS

Afin d’affiner, préciser, tester et/ou regrouper leurs idées de projets, les habitants peuvent les soumettre aux différents services communaux compétents lors d’une Assemblée des Habitants d’idéation. Cette Assemblée est organisée environ 15 jours avant la date de clôture de dépôt des idées de projets.

 

Article 7. ÉTAPE 4 | PRÉ-SÉLECTION DES IDÉES DE PROJETS AVANT LE VOTE DES HABITANTS : ÉTUDE DE FAISABILITÉ ET BUDGÉTISATION DES IDEES DÉPOSÉES

7.1. Critères de recevabilité d’une idée de projet

Pour être recevable, une idée de projet doit répondre aux critères suivants :

  • être localisée à Auderghem ;
  • être d’utilité ou d’intérêt public et concerner l’une des thématiques définies au point 5. 4  ;
  • entrer dans les champs de compétences de la commune ;
  • concerner des dépenses qui rentrent dans le(s) montant(s) plafond(s) défini(s) ;
  • être  autoporté : si le projet génère des frais de fonctionnement, ceux-ci doivent rentrer dans les frais de fonctionnement existant de la commune ;
  • ne pas être en cours de réalisation ou d’étude ;
  • ne pas relever de prestations d’étude, d’expertise ou nécessiter l’acquisition d’un terrain ou d’un local ou relever de l’entretien normal et régulier de l’espace public ;
  • ne pas comporter d'élément illégal ni susceptible de privilégier exclusivement un genre, une communauté, une confession ou un parti ou groupe politique ni de nature à porter atteinte à la liberté d'expression ou d'appartenance confessionnelle, idéologique ou politique ;
  • ne pas générer de conflit d’intérêt et de profit financier pour le porteur d’idée de projet ;
  • être suffisamment précise pour être étudiée juridiquement et techniquement par les services communaux.

Le montant plafond d’une idée de projet est de 165.000 € tvac.

7.2. Étude des idées de projets par les services communaux

Lors de cette étape, les services communaux compétents :

  • examinent la recevabilité des idées de projets dans le respect des critères de recevabilité définis au point 7.1. ;
  • étudient la faisabilité technique et, le cas échéant, juridique des idées de projets;
  • calculent un budget estimatif pour chaque idée de projet.

Si une idée de projet s’avère irréalisable, inappropriée ou ne respectant pas les critères énoncés au point 7.1., elle est refusée et n’est pas présélectionnée.

Si une idée de projet répond à l’ensemble des critères, elle est présélectionnée.

Quelle que soit l’issue de l’analyse, les porteurs de projet sont informés de la recevabilité de leur idée de projet. Si le projet n’est pas recevable, les raisons en sont données au(x) porteur(s) de projet.

Une idée de projet non retenue ne pourra pas être représentée lors d’une session ultérieure du Budget Partagé sauf si celle-ci a été corrigée pour tenir compte des critères de recevabilité définis au point 7.1.

 

Article 8. ÉTAPE 5 | VALIDATION DES IDÉES DE PROJETS ELIGIBLES PAR LE COLLEGE

Le Collège valide la liste des idées de projets présélectionnées par les Services communaux et qui sera soumise au vote des habitants, ainsi que le budget estimatif pour leur mise en œuvre.

Les idées de projets retenues obtiennent le statut de projets partagés. Le Service Participation attribue de manière aléatoire un numéro à chaque projet. Les projets seront présentés dans l’ordre des numéros attribués.

 

Article 9. ÉTAPE 6 | CAMPAGNE DE COMMUNICATION ET VOTE POUR LES PROJETS PRESELECTIONNES

9.1. Campagne de communication

La campagne appelant au vote des projets dure 1 mois, concomitamment aux opérations de vote.

L’ensemble des projets est publié dans un catalogue consultable :

  • En format numérique, sur la plateforme nous.auderghem.be. Les projets sont consultables suivant divers filtres (localisation, thématique, etc.)
  • En format papier, disponible à la Maison communale et distribué en toutes-boîtes. Les projets sont ici présentés suivant l’ordre des numéros attribués.

La campagne est menée par chaque porteur de projet, avec ses moyens propres et sous sa responsabilité. La communication des porteurs de projets doit être toujours bienveillante et respectueuse.

La Commune met à disposition des porteurs de projets des supports digitaux personnalisables téléchargeables (kit de communication) sur la plateforme nous.auderghem.be et sur le site www.auderghem.be

La Commune utilise tous les moyens à sa disposition pour communiquer sur les projets soumis au vote. Les communications de la Commune sont neutres et veillent à ne pas privilégier un ou plusieurs projets en particulier.

9.2. Vote

Les opérations de vote ont lieu pendant 1 mois et se clôturent le dernier jour à minuit. Le calendrier précis est fixé par le Collège.

Le vote est accessible aux personnes âgées d’au moins 10 ans et résidant à Auderghem au moment du début des opérations de vote.

Chaque participant vote pour les projets de son choix dans un « panier » dont le montant correspond au montant du Budget Partagé. Il n’est pas obligatoire d’épuiser son panier.

Différentes modalités de vote sont organisées :

  • en ligne sur la plateforme nous.auderghem.be ;
  • par téléphone.

9.3. Contrôle

Les participants doivent s’identifier préalablement au vote (nom, prénom, âge, adresse) :

  • en ligne sur la plateforme nous.auderghem.be via un formulaire d’inscription ;
  • par téléphone : dans ce cas, l’opérateur encode immédiatement le vote sur la plateforme nous.auderghem.be via un compte administrateur dédié.
  • Toute personne ne peut voter qu’une seule fois (par téléphone ou en ligne). Un contrôle des listes de votes est effectué par le service Participation pour détecter les doubles votes. Dans l’éventualité où un doublon est constaté, le vote est annulé.

Tout participant autorise l'administration à vérifier ses nom, adresse et âge dans le registre national.

9.4. Dépouillement

Le dépouillement est effectué par le Service Participation sous le contrôle d’habitants volontaires.

 

Article 10. ÉTAPE 6 | PROCLAMATION DES RÉSULTATS

Les votes de chaque projet sont additionnés, déduction faite des doublons constatés. Les projets lauréats sont ceux ayant obtenu le plus grand nombre de votes, jusqu’à épuisement de l’enveloppe.

Si trois projets aboutissent en tête et dépassent ensemble le montant de l’enveloppe, seuls les deux premiers sont retenus.

En cas d’égalité de points entre deux ou plusieurs projets dont la sélection aboutirait à l’épuisement de l’enveloppe, le projet retenu est désigné par tirage au sort par le Service Participation.

La Commune utilise tous les moyens à sa disposition pour communiquer sur les projets lauréats. Ils sont notamment publiés sur la plateforme nous.auderghem.be et sur le site Internet communal www.auderghem.be.

Les projets non élus peuvent être représentés lors d’une session ultérieure du Budget Partagé.

 

Article 11. ÉTAPE 7 | INTÉGRATION DES PROJETS LAURÉATS DANS LE BUDGET DE L’ANNÉE SUIVANTE

Les projets lauréats sont intégrés dans le projet de budget présenté au vote du Conseil communal.

 

Article 12. ÉTAPE 8 | ÉVALUATION DU PROCESSUS PAR L’ASSEMBLÉE DES HABITANTS

Le Budget Partagé d’Auderghem est évalué chaque année au terme du processus de vote par l’Assemblée des Habitants, conformément à son règlement. Celle-ci émet des recommandations d’amélioration pour les sessions ultérieures. Le cas échéant, celles-ci sont annexées au présent règlement.

 

Article 13. ÉTAPE 9 | REALISATION ET SUIVI DES PROJETS

13.1. Mise en œuvre des projets lauréats

Chaque projet est unique et nécessite des modalités et des délais de mise en œuvre spécifiques.

Les projets lauréats font l’objet, si nécessaire, d’études approfondies et de procédures administratives.

13.2. Abandon d’un projet lauréat

Suite à la phase d’études approfondies ou suite aux procédures, il peut arriver qu’un projet voté soit « abandonné » en raison de difficultés techniques ou d’émissions d’avis défavorables lors des procédures, qui n’avaient pas pu être anticipées au préalable. Dans ce cas, le porteur de projet est informé des raisons de l’abandon.

13.3. Communication sur les projets réalisés

L’état d’avancement des projets lauréats peut être suivi publiquement via la plateforme nous.auderghem.be.

Les réalisations peuvent faire l’objet d’une communication spécifique, par exemple : inauguration en présence du porteur d’idée de projet ou présentation dans les médias.

 

Article 14. GESTION DES DONNEES PERSONNELLES

Pour toute question ou plainte relative au traitement de ses données personnelles, le participant peut s'adresser au délégué communal à la protection des données ( dpo@auderghem.brussels ).

 

Article 15. CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

La Commune d’Auderghem se réserve le droit d’interrompre, de modifier, d’écourter, de prolonger ou d’annuler cette démarche de Budget Partagé en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles indépendantes de sa volonté. Sa responsabilité ne pourra être engagée de ce fait.