Règlement de la Commission Consultative des Sports
CHAPITRE I - CONSTITUTION, DENOMINATION ET SIEGE
Article 1.
Il est créé, à l’initiative du Conseil communal d’Auderghem, une «Commission consultative des Sports», ci-après dénommée «Commission».
Article 2.
La Commission a son siège et son secrétariat à la Maison communale d’Auderghem.
CHAPITRE II – BUTS
Article 3.
La Commission est un organe consultatif qui, en sa qualité de porte-parole officiellement reconnu des intérêts des clubs sportifs représentés, délibère sur toutes les matières qui intéressent directement ou indirectement le sport dans la commune.
La Commission communique via l’Échevinat des Sports le résultat de ses travaux pour information au Collège des Bourgmestre et Échevins.
Article 4.
La Commission est compétente, tant de son initiative propre qu’à la demande du Collège des Bourgmestre et Échevins ou du Conseil communal, pour donner son avis sur toute question qui intéresse les clubs sportifs et pour entreprendre toute action visant à la promotion et à l’encouragement de la pratique sportive à Auderghem.
La Commission est notamment compétente pour travailler sur :
- la promotion du sport auderghemois
- la promotion du sport pour les personnes à mobilité réduite
- la coordination sport et action sociale (Pavillon – MJA - Prévention – En Bord de Soignes - CPAS)
- la mise en œuvre d’initiatives relatives au sport à l’école en collaboration avec les directions scolaires notamment quant à l’importance de l’hygiène alimentaire et sportive
- le soutien à toute initiative locale et l’appui administratif, juridique aux clubs sportifs
- l’amélioration de la connaissance et de la collaboration des clubs entre eux
- l’organisation d’une fête du Sport ou autre initiative communale
- le relai avec le service des Sports pour la mise à jour du site des Sports d’Auderghem
CHAPITRE III - COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT
Article 5.
La Commission est composée d’un délégué proposé par les clubs sportifs et d’un représentant de chaque parti politique démocratique représenté au Conseil communal.
Le Bourgmestre et l’Échevin des Sports sont membres de droit de la Commission.
Les mandats des membres de la Commission sont exercés à titre gratuit.
Chaque club sportif, ayant au moins 50 membres affiliés à la Fédération sportive de sa discipline et son activité principale (c’est-à-dire au moins 50% de son activité) sur le territoire de la Commune d’Auderghem, peut mandater un délégué auprès de la Commission.
Les clubs sportifs occupant des infrastructures sportives communales mais ne répondant pas
aux conditions leur permettant de mandater individuellement un délégué peuvent se regrouper par discipline sportive et proposer un délégué commun auprès de la Commission.
Les clubs sportifs peuvent désigner un suppléant du délégué qu’ils mandatent ou proposent en cas d’absence de ce dernier.
Les délégués des clubs sportifs et leurs éventuels suppléants sont agréés par le Collège des Bourgmestre et Echevins en fonction de leurs compétences dans le domaine du sport pour la durée de la législature.
Pour autant qu’ils satisfassent aux conditions susmentionnées, des clubs sportifs peuvent proposer des délégués en cours de législature.
La qualité de délégué implique une présence régulière aux réunions de la Commission et une participation active à l’organisation de ses manifestations.
Toute démission doit être adressée à l’Echevin des Sports, lequel la soumettra au Collège des Bourgmestre et Echevins. Un remplaçant du délégué démissionnaire peut être proposé.
Sur proposition de l’Échevin des Sports, le Collège des Bourgmestre et Échevins peut révoquer un délégué ou un suppléant s’il ne satisfait pas aux objectifs de la Commission ou s’il nuit au bon fonctionnement ou à la bonne entente de la Commission.
Article 6.
La Commission est convoquée par l’Échevin des Sports ou par le Président à son initiative ou en suite d’une décision du bureau exécutif. Elle peut également être convoquée à la demande d’au moins un tiers de ses membres.
Article 7.
La convocation comportant l’ordre du jour doit être adressée aux membres au moins cinq jours ouvrables avant la date de la séance. Les convocations sont valablement adressées par courrier électronique par le service des Sports.
Article 8.
Les séances sont présidées par le Président de la Commission. En son absence, il est remplacé par le vice-président.
Article 9.
Les avis ou propositions pris au cours des séances sont adoptées à la majorité simple. Les avis de la minorité sont également joints au procès-verbal.
La présence d’un tiers des membres est requise pour statuer valablement.
Article 10.
Les actes ou avis qui engagent la Commission sont signés par l’Échevin des Sports et le Président.
En ce qui concerne les pouvoirs en matière financière et notamment les actes relatifs à l’utilisation d’un compte auprès d’un organisme financier, le bureau exécutif veille à ce que les signatures conjointes de deux personnes soient toujours requises, dont celle de l’Échevin des Sports et du Président ou d’une personne mandatée par celui-ci.
Le service des Sports veille à rentrer systématiquement tous les justificatifs ou extraits de compte auprès de la comptabilité.
Article 11.
La Commission délibère des points inscrits à l’ordre du jour.
Un point complémentaire peut toutefois être ajouté à l’ordre du jour avec l’assentiment de la majorité des membres présents.
Toute proposition étrangère à l’ordre du jour doit être remise au Président au moins deux jours avant l’assemblée.
Dans ces cas, le Président peut reporter tout avis ou proposition engageant la Commission à la prochaine séance de la Commission ou du bureau exécutif.
Article 12.
Les procès-verbaux des séances de la Commission sont consignés dans un registre spécial, conservé au siège de la Commission par le service des Sports.
Chaque procès-verbal est apposé de la signature de deux membres du Bureau exécutif, dont celle du Président ou d’une personne mandatée par celui-ci, après que les termes en aient été approuvés par la Commission ce, électroniquement ou lors de la séance suivante.
Une copie du procès-verbal est envoyée par mail à chaque membre.
Article 13.
Si la Commission l’estime nécessaire, elle peut créer des groupes de travail chargés de l’examen de questions nécessitant une étude spécifique ou de la préparation d’une activité
ponctuelle. Lorsqu’elle le fait, elle désigne l’animateur de ce groupe de travail.
L’animateur peut faire appel à des personnes étrangères à la Commission eu égard à leurs compétences particulières.
Les groupes de travail sont tenus de faire un rapport à la Commission dans les délais fixés par celle-ci.
Article 14.
En cas d’absence d’un membre, celui-ci peut être remplacé par son suppléant.
CHAPITRE IV – ADMINISTRATION
Article 15.
L’Echevin des Sports convoque et préside à l’installation de la Commission.
Article 16.
Le Président de la Commission est désigné par le Collège des Bourgmestre et Echevins. La Commission constitue un bureau exécutif composé de l’Échevin des Sports, du Président et d’un vice-président.
La rédaction des PV est assurée par le service des Sports.
Le trésorerie est assurée par un comptable externe.
La désignation de la vice-présidence se fait à la majorité des suffrages. En cas de ballottage, un deuxième tour est organisé entre les deux candidats ayant obtenu le plus de voix.
Le bureau exécutif s’assure de l’avancement des travaux de la Commission et de ses groupes de travail. Le bureau exécutif se réunit sur convocation de l’Échevin des Sports ou du Président.
Le Bureau se réserve le droit d’inviter des consultants.
Article 17.
L’année sociale commence le 1er janvier et expire le 31 décembre.
Article 18.
Chaque année avant le 1er mars, excepté l’année d’installation, la Commission transmet un rapport d’activités comprenant notamment les comptes de l’exercice écoulé.
La Commission désigne à cette fin deux vérificateurs aux comptes.
Le comptable externe assiste à la séance au moment de la présentation des comptes.
Article 19.
La Commission peut percevoir tous types de recettes (subside, sponsoring, vente de produits dérivés, …) en vue du financement de ses activités.
Article 20.
En cas de dissolution de la Commission, l’actif net de l’avoir social sera mis à la disposition du Conseil communal. Ce dernier est seul compétent pour prononcer la dissolution
