Article 1 Objectif

Le présent règlement porte exécution de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.

Il vise à déterminer les modalités relatives à la création, à l’organisation et au fonctionnement de la composante interne du système de signalement d’une atteinte suspectée à l’intégrité.

Art.2 Définitions et champ d’application

Le présent règlement s’inscrit dans le champ d’application et les définitions, notamment des termes « atteinte à l’intégrité » et « membre du personnel », des décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois.

Le terme « instance » utilisé dans ces décret et ordonnance conjoints renvoit à « la commune » pour l’application du présent règlement.

Pour l’application du présent règlement, il y a lieu d’entendre par :

1° Décret et ordonnance conjoints : Décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois ;

2° chef fonctionnel : membre du personnel qui a la direction ou le contrôle journalier du fonctionnement d’une personne ou d'une équipe ;

3° personne de confiance d'intégrité : pour le personnel francophone, le-la référent·e Contrôle interne ou toute autre personne désignée soit après appel interne soit après désignation par le Collège d'une personne mise à disposition de la commune par un autre pouvoir local pour remplir cette fonction, le Receveur communal pour le personnel néerlandophone ;

Art. 3. Auteur et destinataire d’un signalement d’une atteinte suspectée à l’intégrité

Tout membre du personnel peut signaler à la personne de confiance d’intégrité une atteinte suspectée à l'intégrité :

1° qui a déjà eu lieu, est en train d’avoir lieu, ou qui est sur le point d'avoir lieu et ;

2° qui est fondée sur une présomption raisonnable.

Toute forme de représailles au sens de l’article 15/1 §2 des décret et ordonnance conjoint contre l’auteur d’un signalement, est interdite, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles.

S’il a des raisons légitimes de craindre qu’ :

1° aucune suite utile ne sera réservée au signalement dans les délais prescrits par le présent règlement;

2° en raison de ce signalement, il risque d’être soumis à une peine disciplinaire ou à toute autre forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles, telles que définies par l’article 15/1, §1er et §2, du décret et ordonnance conjoints, le membre du personnel peut signaler l’atteinte suspectée à l’intégrité au médiateur bruxellois.

Art. 4. Information

Le membre du personnel qui envisage de signaler une atteinte suspectée à l'intégrité peut solliciter information et conseil sur le contenu et l'application des décret et ordonnance conjoint et du présent règlement auprès de la personne de  confiance d'intégrité.

Le signalement peut s'effectuer de façon anonyme.

Art. 5. Garantie de confidentialité

La personne de  confiance d'intégrité reçoit les rapports du signalement par le biais de systèmes qui, de par leur conception, leur mise en place et leur gestion, satisfont aux mêmes conditions que le point de contact pour les atteintes suspectées à l’intégrité créé au sein du service du médiateur bruxellois telles qu’édictées par l’article 15 § 4 des décret et ordonnance conjoints.

Ces systèmes permettent tant des signalements écrits que des signalements oraux, et garantissent     la confidentialité et, au besoin, l’anonymat de l’auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.

La personne de  confiance d'intégrité est soumise aux mêmes obligations que celles édictées par l’article 15 §§4 et 5 des décret et ordonnance conjoint pour le point de contact pour les atteintes suspectées à l’intégrité créé au sein du service du médiateur bruxellois.

Art. 6 Modes de communication d’un signalement

Un signalement peut être écrit ou oral et adressé à la personne de confiance d’intégrité par les moyens suivants :

1. par courriel à l'adresse integrity@auderghem.brussels;
2. par courrier ;
3. oralement par téléphone ou en personne : auprès de la personne de confiance d’intégrité sur rendez-vous.

Lorsque la plainte est formulée oralement, elle est transcrite par écrit par la personne de confiance d’intégrité.

Lorsque la personne de confiance d’intégrité l'estime nécessaire, elle reçoit l’auteur du signalement.

Art. 7. 

Le signalement contient au moins les informations suivantes :

1. l'identité et les coordonnées de l’auteur du signalement, sauf en cas de signalement anonyme ;
2. une description, la plus claire et précise possible, de l’atteinte suspectée à l’intégrité, du service et des personnes concernées et des faits ;
3. les éventuelles démarches accomplies auprès d'autres personnes ou instances, ainsi que les recours juridictionnels ou administratifs introduits par l’auteur du signalement.

L’auteur du signalement joint à sa plainte la copie des documents nécessaires à la compréhension de celle-ci.

En cas de signalement oral, le compte-rendu du signalement satisfait aux exigences précitées et est soumis à la signature de l’auteur du signalement.

Le signalement est consigné dans le registre prescrit par l’article 15/3 des décret et ordonnance conjoints.

Art. 8. Droits et obligations de l’auteur du signalement

§ 1er. L’auteur du signalement a droit :

1. à un traitement consciencieux et à l'examen neutre, objectif et impartial de son signalement ;
2. d'être informé de la décision, de traiter ou non sa plainte et, en cas de refus, de recevoir une réponse motivée ;
3. d'être informé régulièrement du suivi de son signalement et, le cas échéant, du résultat obtenu.

§ 2. L’auteur du signalement s'engage à fournir toute information additionnelle demandée et à la tenir informée de toute évolution utile au traitement de son signalement.

Pendant le traitement du signalement, l’auteur du signalement s'abstient d'intervenir parallèlement, directement ou par personne interposée, et de manière non concertée, auprès d’autres organes de l'administration.

Art. 9. Traitement du signalement

§ 1er. La personne de confiance d’intégrité accuse réception du signalement dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de celle-ci.

Pour le reste, le signalement est traité par un comité composé des personnes de confiance d’intégrité francophones et néerlandophones de la commune et du CPAS.

§ 2. Lorsque le comité constate qu'un signalement n'est pas complet, il invite la personne qui l'a introduite à lui communiquer les éléments manquants. A défaut de réponse dans un délai de 30 jours calendrier, le comité peut décider de clôturer sans suite le dossier.

§ 3. Le comité refuse de traiter un signalement lorsque :      
  1° le signalement se rapporte à des faits ou concerne une instance à l'égard de laquelle il n'est pas compétent ;

  2° le signalement est manifestement non fondé, c'est-à-dire fantaisiste, vexatoire ou diffamatoire ;

  3° le signalement se rapporte à des faits constitutifs d’un crime ou d’un délit que la personne de confiance d’intégrité est tenue de dénoncer au Procureur du Roi conformément à l’article 29 du Code d’instruction criminelle ; dans ce cas, elle en informe l’auteur du signalement et le médiateur bruxellois.

§ 4. Lorsque le signalement se rapporte à des faits faisant l'objet d'un recours administratif ou juridictionnel, le comité décide s'il est opportun de le traiter parallèlement.

§5. Le comité informe l’auteur du signalement dans les 30 jours ouvrables de sa décision de traiter ou non le signalement.

Art. 10.   Instruction du signalement

§ 1er. Le comité peut renvoyer le signalement au médiateur bruxellois lorsque l’atteinte suspectée à l’intégrité :

1° nécessite des moyens d’investigation qui dépassent ceux susceptibles d’être mis en œuvre dans  le cadre d’une enquête interne ;

2° ne peut faire l’objet d’une enquête interne au vu des risques de conflit d’intérêts pour la personne de confiance d’intégrité ou d’immixtion du ou des membre(s) du personnel concerné(s) par les faits signalés.

§ 2. Le comité entend ou interroge par écrit toute personne qu’elle juge utile.

Il est dressé procès-verbal de l'audition, qui reproduit fidèlement les déclarations de la personne entendue. 

Si le procès-verbal est dressé à l'issue de l'audition, il en est donné lecture immédiatement et l'intéressé est invité à le signer. 

Si le procès-verbal est dressé après l'audition, il est communiqué à l'intéressé dans les huit jours de l'audition avec invitation à le signer. 

En tout cas, au moment de la signature, l'intéressé peut formuler des réserves ou amender le procès-verbal. S'il refuse de signer, il en est fait mention.

Si l'intéressé a renoncé par écrit à répondre ou être entendu ou ne s'est pas présenté à l'audition ou n’a pas répondu aux questions écrites dans les 15 jours calendrier, la personne de confiance d’intégrité établit un écrit qui le relate. 

§3. Les membres du comité ont le droit d’accéder et d’obtenir la transmission de toute donnée, en ce compris des données personnelles, détenue par quelque membre du personnel que ce soit ou quelque service communal que ce soit.

A cette fin, la personne de confiance d’intégrité adresse à toute personne susceptible d’avoir accès à ces données une demande écrite dûment motivée. La motivation peut être succincte pour préserver l’anonymat de l’auteur du signalement.

Art. 11. Clôture du traitement du signalement

§1er Dans un délai de trois mois, le comité rédige un rapport incluant ses constatations, ses appréciations des faits et/ou apporter des éléments de preuve et les mesures qu’il recommande à l’égard de l’atteinte suspectée à l’intégrité si elle l’estime établie, exception faite des signalements mentionnés à l'article 9 §3.

Le comité le communique  :

1° au Collège;

2° au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

§ 2. La personne de confiance d’intégrité informe, par écrit, l’auteur de signalement du résultat de l’enquête, sauf en cas de signalement anonyme.

§ 3. Lorsque le comité estime, au cours de la procédure de signalement, qu’il dispose de suffisamment d’éléments pour pouvoir conclure qu’il a connaissance d’un  crime ou d’un délit, il en informe sans délai le Procureur du Roi conformément à l’article 29 du Code d’instruction criminelle.

Le Secrétaire invite le Collège ou le Conseil à engager une procédure disciplinaire lorsqu’il a connaissance de crimes, délits ou autres manquements passibles de sanctions disciplinaires.

Le comité en avise par écrit le médiateur bruxellois.

§ 4. Le rapport est consigné dans le registre visé à l’article 15/3 des décret et ordonnance conjoints.