Article 1. Principes directeurs

Dans le cadre de la stratégie de participation 2026-2030, la Nouvelle Assemblée des Habitants a pour principes directeurs :

• Renforcer la confiance et les liens entre les citoyens, l'administration et les élus ;
• Enrichir la mise en œuvre des politiques communales par un regard ancré dans la réalité quotidienne des habitants ;
• Construire et évaluer l'action publique à partir des besoins et attentes concrets des citoyens ;
• Favoriser une participation citoyenne diversifiée, en allant en particulier à la rencontre des habitants les moins familiers des démarches participatives.

Ces principes directeurs guident l’organisation des travaux et l’élaboration des livrables prévus par le présent règlement.

Article 2. Missions de la Nouvelle Assemblée des Habitants

La Nouvelle Assemblée des Habitants exerce trois missions principales :

Mission d'évaluation des politiques communales

La NAH évalue annuellement la mise en œuvre de la feuille de route déclinant la Déclaration de Politique Générale (DPG). On entend par « feuille de route » le document opérationnel adopté par le Collège, déclinant les engagements de la DPG en actions et projets planifiés, actualisé au moins une fois par an avant les journées de travail de la NAH. La feuille de route est datée, versionnée et rendue accessible au public via les canaux officiels de la Commune ; toute mise à jour est communiquée à la NAH dans le cadre de la reddition de comptes.

Cette évaluation repose sur un périmètre clairement défini à l'article 3, une méthode définie à l'article 8, et des livrables identifiés à l'article 10. Elle enrichit le travail de l'administration par un regard citoyen centré sur les perceptions, besoins et attentes des habitants.

Mission de formulation de recommandations

Au terme de la législature, la NAH élabore un mémorandum synthétisant ses constats et recommandations.

Ce mémorandum est finalisé et rendu public au plus tard le 31 mars de l’année de l’élection communale, et en tout état de cause au moins six mois avant la date officielle du scrutin, afin d’en garantir la visibilité sans interférer avec la période de campagne électorale.

Mission de contribution au Budget Partagé 2.0

Lors des éditions du Budget Partagé 2.0, dont le calendrier est fixé par le Collège, la NAH contribue conjointement avec le Collège à définir les types de projets qui feront l'objet d'une surpondération. Le Collège fixe seul le quotient de surpondération applicable.

On entend par « quotient de surpondération » le coefficient multiplicateur, compris entre 1 et 2, appliqué aux votes obtenus par les projets répondant aux critères de surpondération définis, selon les modalités prévues par le règlement du Budget Partagé 2.0. Un quotient de 2 correspond au maximum autorisé (100 %), soit un doublement des votes.

La NAH intervient en appui pour éclairer la décision politique. Elle ne se substitue ni au Conseil communal, ni au Collège, ni à l'administration communale.

Les livrables de la NAH ont une portée consultative. Le Collège apporte une réponse formelle aux constats et recommandations de la NAH lors de la restitution au Conseil communal, en indiquant les suites qu'il entend y donner.

Article 3. Périmètre de l'évaluation

La mission évaluative de la Nouvelle Assemblée des Habitants porte sur :

• La feuille de route déclinant la Déclaration de Politique Générale (DPG), en particulier les projets et actions structurants de la législature et les engagements politiques explicitement inscrits dans ce document ;
• Les rapports d'activités des différents services communaux, comme sources d'information additionnelles.

Ne font pas l’objet de l’évaluation les processus d’évaluation de la qualité des services directs rendus aux citoyens organisés par l’administration, tels que les audits de type mystery shopping.

L'évaluation est évolutive : des projets non planifiés initialement peuvent émerger en cours de législature et être intégrés à la feuille de route, pour autant qu'ils s'inscrivent dans les axes existants de la DPG. La NAH évalue la feuille de route telle qu'elle existe à un moment donné, y compris les projets intégrés en cours de mandat.

L’administration communale transmet à la NAH une reddition de comptes actualisée sur l’état d’avancement des projets inscrits dans la feuille de route avant la première journée de travail annuelle et, le cas échéant, avant chaque journée d’évaluation en sous-groupe. Cette reddition de comptes est la condition préalable au bon déroulement des travaux d’évaluation.

Article 4. Composition de la Nouvelle Assemblée des Habitants

La Nouvelle Assemblée des Habitants est composée de 33 citoyens auderghemois.

Sa composition vise la diversité de la population auderghemoise plutôt qu'une représentativité statistique stricte. Elle reflète autant que possible les différents profils sociodémographiques de la commune, dont notamment le genre (femmes/hommes), l’âge, le niveau d’études, le type de ménage, le nombre d’enfants à charge, le type de logement, la durée de résidence, la langues de participation et la répartition territoriale.

Sans viser une représentativité statistique stricte, la composition du panel doit permettre de prendre en compte la diversité des caractéristiques significatives de la population auderghemoise et ne peut exclure l’une des catégories suivantes :

• diversité de genre (femmes/hommes) ;
• tranches d’âge ;
• niveaux d’études ;
• situations professionnelles ;
• types de ménage et nombre d’enfants à charge ;
• durées de résidence à Auderghem ;
• types de logement ;
• langues de participation ;
• répartition territoriale (quartier/secteur).

Il est entendu qu’un même membre peut appartenir à plusieurs catégories. Pour l’application du présent règlement, la localisation territoriale est appréciée sur la base des secteurs statistiques au sens de Statbel, tels qu’exploités à l’échelle bruxelloise par l’IBSA.

La diversité du panel est recherchée au moyen d’un tirage au sort stratifié parmi les candidatures volontaires, complété par des actions de mobilisation et, le cas échéant, par une démarche ciblée de relais d’information et d’invitation à candidater.

Les membres sont désignés selon trois modalités complémentaires :

• un tirage au sort stratifié parmi les personnes inscrites volontairement à la suite d’un appel ouvert, selon les critères de diversité sociodémographique définis par le règlement relatif au recrutement de la Nouvelle Assemblée des Habitants ;
• une mobilisation individualisée, afin d’atteindre des citoyens moins susceptibles de répondre spontanément à l’appel ;
• une démarche ciblée de relais d’information et d’invitation à candidater lorsque certaines catégories de population ou certaines zones du territoire communal demeurent sous-représentées, est mise en œuvre selon les modalités prévues par le règlement relatif au recrutement de la Nouvelle Assemblée des Habitants.

Certaines variables sociodémographiques utilisées pour soutenir la diversité (notamment type de logement, composition du ménage, durée de résidence) peuvent exposer à un risque de stigmatisation si elles étaient diffusées ou utilisées à d’autres fins. En conséquence, ces variables sont accessibles uniquement aux agents communaux habilités du Service Participation et ne sont utilisées qu’aux fins de constitution du panel (stratification/diversité). Elles ne sont ni publiées, ni communiquées aux membres de l’Assemblée, ni partagées à des tiers, sauf obligation légale.

Les membres de la Nouvelle Assemblée des Habitants sont désignés pour un premier mandat de 2 ans. À l’issue de cette période, les membres qui souhaitent poursuivre leur engagement peuvent être reconduits, dans la limite de deux renouvellements maximum sur l’ensemble de la législature. Il n’est pas procédé à un renouvellement complet du panel à l’issue de chaque période de 2 ans. Les départs éventuels sont compensés au fur et à mesure via la liste de réserve, de manière à assurer la continuité des travaux, à préserver la cohérence du travail collectif et à permettre la préparation du mémorandum de fin de législature.

L'Assemblée tend vers la parité entre les femmes et les hommes.

Tout membre est tenu de signaler au Service Participation toute situation de conflit d'intérêt potentiel (intérêt personnel direct, lien familial ou professionnel avec un projet évalué, etc.) et de se déporter de l'examen de la question concernée. En cas de doute sur l'existence d'un conflit d'intérêts, le Service Participation apprécie, après échange avec le membre concerné, la nécessité d'un déport afin de préserver l'intégrité des travaux.

Les conseillers communaux, les conseillers du CPAS, les membres du Collège, les ministres et les parlementaires ne peuvent pas être membres de la Nouvelle Assemblée des Habitants.

Lorsque la Nouvelle Assemblée des Habitants agit collectivement comme porteuse d’un projet dans un autre dispositif participatif communal, elle ne participe pas aux échanges, recommandations ou prises de position portant spécifiquement sur ce projet. Le Service Participation organise les modalités nécessaires pour prévenir tout conflit d’intérêts collectif.

Article 5. Tirage au sort et recrutement

Le recrutement des membres de la Nouvelle Assemblée des Habitants repose sur un appel ouvert à candidatures, un tirage au sort stratifié parmi les personnes inscrites, une liste de réserve et, le cas échéant, des modalités complémentaires de mobilisation et de relais d’information visant à renforcer la diversité des profils.

Les modalités détaillées de ce processus, y compris les conditions d’inscription, le formulaire unique de candidature, les critères de stratification, la constitution de la liste de réserve, la gestion des remplacements et les règles applicables au traitement des données à caractère personnel, sont fixées par le règlement relatif au recrutement de la Nouvelle Assemblée des Habitants adopté par le Conseil communal.

Le recrutement repose sur l’inscription volontaire. La Commune ne recourt pas aux registres de la population pour constituer un échantillon nominatif d’invitation dans le cadre du dispositif, sauf modification du présent règlement et du règlement relatif au recrutement, adoptée par le Conseil communal.

Article 6. Calendrier sur la législature

La Nouvelle Assemblée des Habitants est organisée sur la durée de la législature selon le calendrier suivant. Le Collège arrête un calendrier pluriannuel des jalons principaux pour l’ensemble de la législature ; les modalités pratiques sont communiquées à l’avance aux membres :

• Démarrage de la législature : appel à candidatures (notamment via un envoi toutes-boîtes), inscription volontaire, tirage au sort, installation et formation des membres ;
• Sur la durée de la législature : cycles annuels d'évaluation comprenant cinq journées collectives de travail : une journée consacrée à la prise de connaissance de la reddition de comptes et à la définition des axes de travail par l'ensemble des membres, trois journées d'évaluation organisées en sous-groupes (à raison d'une journée par sous-groupe) et une journée de restitution publique ouverte à l'ensemble des membres. Chaque membre participe à trois de ces cinq journées : la journée de définition des axes, la journée d'évaluation de son sous-groupe et la journée de restitution publique
• Mémorandum : finalisé et rendu public au plus tard le 31 mars de l’année de l’élection communale, et en tout état de cause au moins six mois avant la date officielle du scrutin, conformément à l’article 2.

Ce calendrier peut être adapté par le Collège en cas de contraintes exceptionnelles, par délibération motivée et après information du Conseil communal.

Article 7. Fonctionnement

7.1. Rythme et organisation des travaux

La Nouvelle Assemblée des Habitants se réunit selon un rythme annuel de cinq journées de travail :

• une journée consacrée à la prise de connaissance de la reddition de comptes et à la définition des axes de travail ;
• trois journées consacrées à la mission d’évaluation, organisées en sous-groupes (une journée par sous-groupe) ;
• une journée de restitution publique des constats et recommandations.

La mission d'évaluation étant organisée en sous-groupes, chaque membre participe à la journée consacrée à la définition des axes de travail, à la journée d'évaluation de son sous-groupe et à la journée de restitution publique, soit trois journées par cycle annuel.

Chaque sous-groupe travaille sur un axe de travail distinct, selon le périmètre défini à l'article 3. Lors de la séance d'installation, les membres de la NAH définissent leurs modalités pratiques d'organisation (canaux de communication et répartition des rôles) au sein de l'Assemblée. Ces éléments relèvent de modalités pratiques d'organisation et ne constituent pas un règlement autonome distinct du présent règlement.

Les décisions au sein de la NAH sont prises par consentement. L’opposition fondamentale est formulée par écrit par le membre concerné, avec motivation. En cas d’opposition persistante après un second tour de délibération, le Service Participation consigne la divergence dans le procès-verbal et les travaux se poursuivent en faisant mention de cette position. Les constats et recommandations font l’objet d’une traçabilité formalisée (procès-verbal ou note de synthèse), mentionnant le cas échéant les positions divergentes.

Le Service Participation veille au bon déroulement des travaux dans le respect de la neutralité et de l’indépendance de l’Assemblée.

7.2. Formation et inclusion

Avant le premier cycle annuel d'évaluation, les membres participent à une séance d'installation qui comprend une formation préalable à la prise de fonction, portant notamment sur les missions de la NAH, le cadre méthodologique d'évaluation, le mode de décision par consentement et le fonctionnement des politiques communales. Cette séance d'installation n'a lieu qu'une fois, au démarrage du dispositif. Les membres recrutés en cours de législature bénéficient d'une mise à niveau organisée par le Service Participation.

Une indemnité forfaitaire de défraiement est octroyée à chaque membre pour sa présence effective à chaque journée de travail, afin de compenser les frais et contraintes liés à la participation (déplacement, organisation familiale). Elle n'est pas versée en cas d'absence, même justifiée. Le montant est fixé par le Collège, à titre forfaitaire, dans le respect du plafond légal applicable aux indemnités de bénévolat et des règles légales et réglementaires applicables.

Pour garantir l'inclusivité du processus et faciliter la participation effective de l'ensemble des membres, des aménagements peuvent être mis en place par le Service Participation en fonction des besoins identifiés (notamment en matière d'horaires, de langue de travail, d'accessibilité, de mobilité et de parentalité), dans la limite des moyens disponibles et selon les modalités arrêtées par le Collège le cas échéant.

7.3. Présences, continuité et remplacements

La participation à la séance d’installation, qui comprend la formation préalable, est requise. Est considérée comme participation incomplète l’absence pour plus de la moitié de la durée de la séance concernée. En cas d’absence non justifiée ou de participation incomplète au sens ci-dessus à cette séance, le membre peut être remplacé, sauf motif exceptionnel apprécié par le Service Participation.

Suivi des présences sur l’ensemble du mandat

La participation effective aux travaux est essentielle à la continuité et à la qualité des productions de l'Assemblée. Les absences aux journées de travail auxquelles le membre est convoqué font l'objet d'un suivi individualisé par le Service Participation.

En cas d'absences non justifiées répétées, et notamment à partir de deux absences non justifiées au cours du mandat, le Service Participation peut proposer un remplacement afin de garantir la continuité des travaux. Dans la mesure du possible, un échange préalable est organisé avec le membre concerné avant tout remplacement, afin de comprendre les obstacles rencontrés et d'identifier des solutions. Le membre concerné est informé par écrit de la décision de remplacement et des motifs qui la fondent.

Absences justifiées et mécanisme de continuité

Sont considérés comme justifiés les motifs familiaux majeurs ou professionnels impérieux, signalés au Service Participation dans la mesure du possible.

Aucun justificatif médical, certificat, ni détail relatif à la santé n’est collecté ni conservé. Seule la qualification « absence justifiée / absence non justifiée » est enregistrée à des fins de suivi de participation.

L'indemnité forfaitaire de défraiement n'est pas versée pour la journée concernée.

Afin de limiter l'impact de toute absence sur la continuité des travaux, un mécanisme de continuité peut être mis en place par le Service Participation, selon les modalités qu'il juge appropriées au regard de la situation.

Si le membre indique ne pas être en mesure de poursuivre ou si un échange révèle une impossibilité manifeste de contribuer de manière effective aux travaux, un remplacement peut être mis en œuvre via la liste de réserve.

Modalités de remplacement

Le remplacement s’effectue via la liste de réserve constituée lors de la phase de recrutement, en recherchant un profil similaire au membre remplacé au regard des critères de diversité retenus pour la composition du panel (notamment genre, tranche d’âge, localisation territoriale et autres critères pertinents) afin de préserver la diversité de l’Assemblée. Le Service Participation assure l’intégration du membre remplaçant et sa mise à niveau sur les travaux en cours.

7.4. Cycle annuel d’évaluation : reddition de comptes et définition des axes de travail

Avant les journées de travail, l’administration communale transmet à la NAH une reddition de comptes actualisée sur l’état d’avancement des projets inscrits dans la feuille de route, conformément à l’article 3. Cette reddition de comptes est la condition préalable au bon déroulement des travaux.

Sur cette base, la première des cinq journées collectives du cycle annuel est consacrée à la prise de connaissance de la reddition de comptes et à la définition des axes de travail des sous-groupes par l'ensemble des membres, validés selon le mode de décision par consentement défini à l'article 7.1.

Article 8. Méthodologie d'évaluation

L'évaluation repose sur trois critères, appliqués selon le périmètre défini à l'article 3 :

• Efficacité (tous les projets évalués) : l'efficacité mesure le degré de réalisation des projets prévus et leurs effets observables sur la vie quotidienne des habitants. Elle distingue les empêchements légitimes, circonstances extérieures à la volonté du Collège, des difficultés structurelles relevant de l'organisation ou des ressources communales ;
• Pertinence (projets engagés uniquement) : la pertinence mesure dans quelle mesure les actions répondent aux besoins du territoire. Une attention particulière est portée à l'inclusion des publics vulnérables ;
• Cohérence (projets engagés uniquement) : la cohérence évalue l'articulation des projets entre eux, l'existence de complémentarités ou de redondances, et la lisibilité globale des interventions communales.

Article 9. Sources d'information complémentaires

Afin de nourrir ses analyses, la NAH s’appuie sur les résultats de la consultation annuelle dédiée réalisée par la Commune auprès de la population auderghemoise.

Elle peut en outre recourir aux sources d’information complémentaires suivantes :

• La consultation annuelle dédiée : une enquête de satisfaction réalisée chaque année auprès de la population auderghemoise par la Commune, dont les résultats sont transmis à la NAH avant ses journées de travail ;
• Les consultations thématiques : consultations ponctuelles organisées par la Commune via sa plateforme en ligne, portant sur des sujets spécifiques en lien avec les politiques évaluées ;
• L’Apéro des Habitants : événement convivial organisé annuellement par la Commune, ouvert à tous les habitants, constituant pour la NAH une occasion de recueillir des retours directs du terrain ;
• Les actions de proximité dans les quartiers : moments informels organisés dans les quartiers, distincts des actions de la Caravane du Budget Partagé, constituant des occasions de recueillir des retours de terrain utiles aux travaux d’évaluation et à l’élaboration du mémorandum ;
• Les séances publiques et dispositifs de restitution : moments formels d’échange permettant de confronter les analyses de l’Assemblée avec les réactions et commentaires de la population.

La Commune veille à transmettre à la NAH les résultats de la consultation annuelle dédiée avant chaque journée d’évaluation.

Article 10. Livrables

À l'issue de chaque cycle annuel d'évaluation (années 2 à 5), la Nouvelle Assemblée des Habitants produit les livrables suivants, publiés sur les plateformes numériques officielles de la commune d'Auderghem dans un délai de 30 jours suivant la journée de restitution publique :

• Un tableau argumenté relatif au critère d'efficacité, listant les projets réalisés et non réalisés ainsi que les raisons associées à ces situations ;
• Des fiches d'évaluation détaillées pour les projets réalisés ou en cours (critères de pertinence et de cohérence), communiquées aux services communaux et rendues accessibles au public ;
• Un compte-rendu de la restitution au Conseil communal, inscrit à l’ordre du jour d’une séance du Conseil communal dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal de deux mois suivant la journée de restitution publique ;
• Un compte-rendu de la restitution publique, sous forme de présentation ouverte à tous les habitants, incluant un moment d'interaction avec le Collège.

La NAH produit un mémorandum de recommandations s’appuyant sur l’ensemble de ses travaux, finalisé et rendu public conformément aux échéances prévues à l’article 2. Lorsque la réponse formelle du Collège intervient postérieurement à la publication initiale des livrables, celle-ci est ajoutée ou annexée à la publication après la restitution au Conseil communal.

Article 11. Contribution au Budget Partagé 2.0

Lors des éditions du Budget Partagé 2.0, dont le calendrier est fixé par le Collège, la Nouvelle Assemblée des Habitants définit conjointement avec le Collège, préalablement au lancement de l’appel à projets, les types de projets susceptibles de faire l'objet d'une surpondération. Cette concertation est initiée par le Service Participation selon les modalités et le calendrier prévus dans le règlement du Budget Partagé 2.0. En cas de désaccord persistant entre la NAH et le Collège sur les critères, le Collège conserve le pouvoir de décision final.

Le Collège fixe seul, préalablement au lancement de l’appel à projets, le quotient de surpondération applicable. La fixation et la publication du quotient s’opèrent conformément aux dispositions du règlement du Budget Partagé 2.0.

Les critères de surpondération retenus sont rendus publics dans l'appel à projets du Budget Partagé 2.0, afin que les porteurs en soient informés dès le dépôt de leur projet.

La NAH peut formuler des recommandations sur l'évolution des thématiques du Budget Partagé 2.0, conformément au règlement du Budget Partagé 2.0.

La NAH peut être associée aux actions de proximité organisées directement dans les quartiers dans le cadre du Budget Partagé 2.0 (ci-après : la « Caravane du Budget Partagé »). Ces moments constituent des occasions de retour direct du terrain et de contact avec les publics habituellement plus éloignés des démarches participatives.

Article 12. Rapportage et transparence

L'ensemble des travaux et livrables de la Nouvelle Assemblée des Habitants sont rendus publics et accessibles via les plateformes numériques officielles de la commune d'Auderghem.

La Commune veille à assurer la visibilité des travaux de la NAH auprès de l'ensemble de la population, notamment lors de la restitution publique annuelle.

La publication des livrables s'effectue dans le respect de la confidentialité des informations couvertes par le secret professionnel ou qualifiées de confidentielles par l'administration communale conformément à la législation sur l'accès aux documents administratifs, et des règles applicables en matière de protection des données.

Compte tenu de la taille restreinte du panel, les livrables destinés à être publiés font l’objet, avant diffusion, d’une anonymisation ou agrégation visant à prévenir tout risque de réidentification indirecte. Une relecture préalable est assurée par le Service Participation et, le cas échéant, par le DPO. Les livrables publiés ne contiennent pas de données personnelles, ni d’éléments permettant d’identifier directement ou indirectement un membre.

Article 13. Gestion des données personnelles

Lors des éditions du Budget Partagé 2.0, dont le calendrier est fixé par le Collège, la Nouvelle Assemblée des Habitants définit conjointement avec le Collège, préalablement au lancement de l’appel à projets, les types de projets susceptibles de faire l'objet d'une surpondération. Cette concertation est initiée par le Service Participation selon les modalités et le calendrier prévus dans le règlement du Budget Partagé 2.0. En cas de désaccord persistant entre la NAH et le Collège sur les critères, le Collège conserve le pouvoir de décision final.

Le Collège fixe seul, préalablement au lancement de l’appel à projets, le quotient de surpondération applicable. La fixation et la publication du quotient s’opèrent conformément aux dispositions du règlement du Budget Partagé 2.0.

Les critères de surpondération retenus sont rendus publics dans l'appel à projets du Budget Partagé 2.0, afin que les porteurs en soient informés dès le dépôt de leur projet.

La NAH peut formuler des recommandations sur l'évolution des thématiques du Budget Partagé 2.0, conformément au règlement du Budget Partagé 2.0.

La NAH peut être associée aux actions de proximité organisées directement dans les quartiers dans le cadre du Budget Partagé 2.0 (ci-après : la « Caravane du Budget Partagé »). Ces moments constituent des occasions de retour direct du terrain et de contact avec les publics habituellement plus éloignés des démarches participatives.

Article 14. Circonstances exceptionnelles

La Commune d'Auderghem se réserve le droit d'interrompre, de modifier, d'écourter, de prolonger ou d'annuler le dispositif de la Nouvelle Assemblée des Habitants en cas de changement de circonstances imprévisible, non imputable à la Commune et rendant excessivement difficile ou impossible le fonctionnement ou la poursuite des missions de la NAH, tels qu'une pandémie, une catastrophe naturelle ou une crise grave. Sa responsabilité ne pourra être engagée de ce fait.

Article 15. Abrogation

Le présent règlement abroge et remplace :

• Le règlement relatif à l'Assemblée des Habitants d'Auderghem du 22 juin 2022 ;
• Toute disposition antérieure relative aux assemblées de quartier de la commune d'Auderghem.

Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de son approbation par le Conseil communal.

Article 16. Disposition transitoire (législature en cours)

Pour la législature en cours, le panel est tiré au sort une seule fois pour la mandature. 

À l’issue de la première période de 2 ans, il n’est pas procédé à un nouveau tirage au sort complet. Les membres qui souhaitent poursuivre leur engagement peuvent être reconduits dans les conditions prévues par le présent règlement. Les départs éventuels sont compensés au fur et à mesure via la liste de réserve, afin d’assurer la continuité des travaux, de préserver la cohérence du travail collectif et de permettre la préparation du mémorandum de fin de législature.

Le Collège arrête un calendrier pluriannuel des jalons principaux pour la durée de la législature. Il peut être adapté en cas de contraintes exceptionnelles, par délibération motivée et après information du Conseil communal.