Chapitre Ier. — Dispositions générales

Article 1. Objet

Le présent règlement détermine :

• les modalités du processus de recrutement des membres de la Nouvelle Assemblée des Habitants d'Auderghem, y compris les étapes du tirage au sort stratifié, la constitution de la liste de réserve et les modalités complémentaires de recrutement ;
• les règles applicables au traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre de ce processus, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Il s'applique à l'ensemble des personnes physiques dont les données sont traitées dans le cadre du recrutement de la NAH, qu'elles soient volontaires inscrites, membres sélectionnés, réservistes ou personnes approchées dans le cadre d'une démarche ciblée de relais d'information.

Article 2. Définitions

Au sens du présent règlement, on entend par :

1. le Règlement NAH : le Règlement relatif à la Nouvelle Assemblée des Habitants d'Auderghem, adopté par le Conseil communal, dont le présent règlement constitue un texte d’exécution complémentaire ;
2. la NAH : la Nouvelle Assemblée des Habitants d'Auderghem, telle qu'instituée par le Règlement NAH ;
3. le Service Participation : le service communal chargé de la coordination opérationnelle de la NAH et désigné comme service responsable de la coordination du traitement des données personnelles au sein de la Commune ;
4. le Responsable du traitement : la commune d'Auderghem, représentée par le Collège des Bourgmestre et Échevins, en sa qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4, point 7, du RGPD ;
5. le DPO : le délégué à la protection des données de la commune d'Auderghem, désigné conformément à l'article 37 du RGPD ;
6. le RGPD : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
7. le DPA : l'accord de traitement de données (Data Processing Agreement) conclu entre la Commune et ses sous-traitants, régissant les obligations de ces sous-traitants en matière de protection des données à caractère personnel ;
8. la DPIA : l'analyse d'impact relative à la protection des données (Data Protection Impact Assessment), réalisée conformément à l'article 35 du RGPD préalablement à la mise en œuvre opérationnelle du dispositif NAH ;
9. la liste de réserve : la liste des candidats volontaires non sélectionnés lors du tirage au sort final, maintenue pendant la durée de la législature aux fins de remplacement des membres défaillants ;
10. la notice RGPD NAH : le document d'information destiné aux personnes concernées, établi conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, publié sur la page dédiée « NAH – RGPD » de la plateforme officielle de la Commune et mis à jour lors de toute modification substantielle des modalités de traitement.

Article 3. Articulation avec le Règlement NAH

Le présent règlement est adopté en application du Règlement NAH. Il en précise, pour les matières relatives au recrutement des membres de la NAH et au traitement des données à caractère personnel, les principes et modalités d’exécution.

Le présent règlement et le Règlement NAH s’interprètent de manière complémentaire.

En cas d’incohérence entre les deux textes, le Collège soumet au Conseil communal une mise en concordance du Règlement NAH et du présent règlement.

Toute modification substantielle du présent règlement portant sur les finalités du traitement, les catégories de données collectées, les destinataires, les durées de conservation ou les bases légales fait l’objet d’une mise à jour de la notice RGPD NAH et d’une information des personnes concernées conformément aux obligations de transparence prévues aux articles 13 et 14 du RGPD.

Chapitre II. — Le processus de recrutement

Section 1re. — Principes généraux

Article 4. Modalités de recrutement

Le recrutement des membres de la NAH repose sur trois modalités complémentaires, mises en œuvre selon l'ordre de priorité suivant :

1. un appel ouvert à candidatures suivi d'un tirage au sort stratifié parmi les personnes inscrites volontairement ;
2. des actions de mobilisation individualisée et d'accompagnement à l'inscription, destinées à atteindre des publics habituellement sous-représentés dans les démarches participatives ;
3. une démarche ciblée de relais d’information et d’invitation à candidater, mise en œuvre à titre complémentaire lorsque certains profils demeurent sous-représentés à l'issue du tirage au sort.

Ces modalités visent à constituer une Assemblée reflétant la diversité sociodémographique de la commune d'Auderghem, sans poursuivre une représentativité statistique stricte.

Le processus de recrutement est géré en interne par le Service Participation. Il a lieu au début de chaque nouvelle législature. Pendant la législature, les remplacements éventuels sont opérés au fur et à mesure via la liste de réserve, selon les modalités prévues par le Règlement NAH et par le présent règlement, afin d’assurer la continuité des travaux de l’Assemblée.

Section 2e. — L'appel ouvert à candidatures et le tirage au sort stratifié

Article 5. Organisation de l'appel ouvert

La Commune organise un appel ouvert à candidatures, diffusé via les canaux officiels de communication (envoi toutes-boîtes, site web officiel de la Commune, plateforme participative officielle). Cet appel invite les habitants à s'inscrire volontairement pour participer au tirage au sort.

L'appel précise :

• le caractère entièrement volontaire de la participation ;
• le déroulé du processus (inscription → tirage au sort stratifié → constitution du panel et de la liste de réserve) ;
• les modalités d'accès à la notice RGPD NAH, publiée sur la page dédiée de la plateforme officielle.

Afin de favoriser une diversité de candidatures, la Commune peut intensifier les actions de mobilisation pendant la période d'appel lorsque certains profils paraissent sous-représentés parmi les inscriptions reçues.

Conformément au Règlement NAH, la Commune ne recourt pas aux registres de la population pour constituer un échantillon nominatif d'invitation dans le cadre du présent dispositif.

Article 6. Formulaire d'inscription

Les candidats s'inscrivent au moyen d'un formulaire unique, accessible via la plateforme participative officielle de la Commune. Ce formulaire peut être complété :

• directement en ligne par la personne concernée ;
• avec l'aide d'un agent communal habilité, dans le cadre de permanences ou d'une assistance téléphonique ;
• au moyen d'un support papier, ensuite encodé ou numérisé sur la plateforme par un agent communal habilité.

Quelle que soit la modalité utilisée, l'inscription est enregistrée exclusivement au moyen de ce formulaire unique, dans les systèmes d'information de la Commune.

Le formulaire collecte les données suivantes, nécessaires au tirage au sort stratifié et à la gestion des membres :

1. Données d'identification :

• prénom, nom ;
• adresse de résidence, utilisée pour déterminer le quartier ou secteur de résidence aux fins de stratification.

2. Données sociodémographiques :

• genre (femme / homme) ;
• année de naissance (AAAA), utilisée pour calculer la tranche d'âge selon les classes suivantes : 18–24 / 25–34 / 35–49 / 50–64 / 65 ans et plus ;
• niveau d'éducation (diplôme obtenu) : primaire / secondaire / supérieur non universitaire / universitaire ;
• situation professionnelle : étudiant(e) / sans emploi / employé(e) / indépendant(e) / retraité(e) / en charge du foyer ;
• type de ménage : personne seule / couple sans enfant / famille monoparentale / famille biparentale / colocation / autre ;
• nombre d'enfants à charge : 0 / 1 / 2 / 3 ou plus ;
• durée de résidence à Auderghem : moins d’un an / d’un an à moins de cinq ans / de cinq ans à moins de dix ans / de dix ans à moins de vingt ans / vingt ans ou plus ;
• type de logement : propriétaire / locataire privé / locataire social / colocation / logement étudiant (kot) / autre.

3. Données de contact et de participation :

• adresse courriel et/ou numéro de téléphone ;
• langue dans laquelle la personne souhaite s'exprimer lors des travaux de l'Assemblée.

Le formulaire renvoie vers la notice RGPD NAH, accessible sur la page dédiée de la plateforme officielle. L'accès à cette notice est une condition préalable à la validation de l'inscription.

Les variables sociodémographiques susceptibles, par leur combinaison, d’exposer à un risque d’identification indirecte ou de stigmatisation ne sont accessibles qu’aux agents communaux habilités du Service Participation et ne sont utilisées qu’aux fins de stratification. Elles ne sont ni publiées, ni communiquées aux membres de l’Assemblée, ni partagées à des tiers, sauf obligation légale.

Article 7. Tirage au sort final et constitution du panel

Au sein de l’échantillon constitué des candidatures volontaires recueillies via le formulaire d’inscription, le Service Participation réalise un tirage au sort final visant à constituer le panel de membres et la liste de réserve. Le nombre de 33 membres composant le panel est fixé par le règlement relatif à la Nouvelle Assemblée des Habitants d’Auderghem.

À la clôture de l’appel à candidatures, la liste des candidatures recevables est arrêtée et figée dans un état horodaté. Toute modification ultérieure de cette liste fait l’objet d’une traçabilité formalisée et motivée.

Le tirage au sort est effectué sur la base d’un jeu de données pseudonymisé ou anonymisé lorsque cela est techniquement possible, de manière à limiter l’accès aux données directement identifiantes lors de l’opération de sélection.

Le processus de tirage au sort fait l’objet d’une traçabilité formalisée par le Service Participation. Cette traçabilité mentionne au minimum :

• la date du tirage ;
• le nombre de candidatures prises en compte ;
• les critères de stratification appliqués ;
• les modalités techniques utilisées ;
• le résultat du tirage au sort ;
• la constitution du panel final et de la liste de réserve.

Le tirage au sort et la constitution du panel font l’objet d’une vérification interne par au moins deux agents communaux habilités, distincts lorsque cela est possible, afin de garantir le respect des règles du dispositif, l’intégrité du processus et l’absence de sélection discrétionnaire de candidatures.

Aucune candidature recevable ne peut être exclue du tirage au sort autrement que pour un motif objectif, vérifiable et tracé, lié au non-respect des conditions prévues par le présent règlement ou par le règlement relatif à la Nouvelle Assemblée des Habitants.

À cette fin, les candidatures sont réparties selon les critères de diversité définis à l’article 8 et renseignés dans le formulaire d’inscription, de manière à permettre l’identification de profils sociodémographiques au sein de l’échantillon et la constitution d’un panel diversifié, ainsi que d’une liste de réserve.

Les personnes sélectionnées sont contactées individuellement afin de confirmer leur participation. En cas de refus, un remplacement est opéré via la liste de réserve, en recherchant un profil similaire, afin de préserver la diversité de l’Assemblée.

Pour la législature en cours, le panel est constitué par un tirage au sort unique réalisé au début de la législature. Les remplacements sont effectués au fur et à mesure via la liste de réserve, conformément au Règlement NAH, afin d’assurer la continuité des travaux et la cohérence de la contribution collective de l’Assemblée, notamment dans la préparation du mémorandum.

Si la liste de réserve est épuisée avant la fin de la législature et qu’un remplacement s’avère nécessaire, la Commune peut organiser un appel complémentaire à candidatures suivi, le cas échéant, d’un tirage au sort stratifié complémentaire, selon les principes définis par le présent règlement.

Article 8. Critères de stratification

Le tirage au sort stratifié est réalisé sur la base des critères suivants, aux fins exclusives de garantir la diversité du panel :

• genre (femme / homme) ;
• tranche d'âge, calculée à partir de l'année de naissance, selon les classes définies à l'article 6, point B) ;
• niveau d'éducation ;
• situation professionnelle ;
• type de ménage et nombre d'enfants à charge ;
• durée de résidence à Auderghem ;
• type de logement ;
• langue de participation ;
• localisation (quartier ou secteur), déduite de l'adresse renseignée volontairement.

Ces critères visent la diversité du panel. Ils ne poursuivent pas une représentativité statistique stricte de la population auderghemoise.

Article 9. Information des candidats selon leur statut

À l'issue du tirage au sort, chaque candidat est informé individuellement de son statut selon les modalités suivantes :

• Candidat sélectionné : le Service Participation notifie à la personne sa sélection et lui demande de confirmer sa participation. La notification précise les droits et obligations liés au mandat, ainsi que les informations relatives au traitement de ses données.
• Candidat placé sur liste de réserve : le Service Participation informe la personne de son statut de réserviste, de la finalité de la liste de réserve (remplacement d'un membre défaillant), de la durée de conservation de ses données et des modalités de contact en cas d'appel.
• Candidat non retenu : le Service Participation informe la personne de sa non-sélection et de la suppression de ses données conformément aux durées de conservation prévues à l'article 19.

Section 3e. — Les modalités complémentaires de recrutement

Article 10. Mobilisation individualisée et actions de proximité

En complément de l'appel ouvert, la Commune peut mettre en œuvre des actions de mobilisation individualisée et d'accompagnement à l'inscription, afin de faciliter la candidature de publics habituellement sous-représentés, dans la limite des moyens disponibles. Ces actions peuvent inclure notamment des permanences, une assistance téléphonique, un support papier ou des actions de terrain.

Lorsque des agents de terrain, notamment les éducateurs de rue relevant du Service Prévention, participent à ces actions, ils agissent en qualité d'agents communaux sous l'autorité du Responsable du traitement, et non en qualité de sous-traitants.

Après la constitution du panel, une mobilisation individualisée ciblée peut être mise en place par le Service Participation pour faciliter l'engagement effectif des personnes sélectionnées et, le cas échéant, des réservistes.

Article 11. Démarche ciblée de relais d’information

Si, à l’issue du tirage au sort final, certaines catégories de population ou certaines zones du territoire communal demeurent manifestement sous-représentées au sein du panel et de la liste de réserve, le Service Participation peut mettre en œuvre, avec l’appui du réseau associatif local et du Service Prévention, une démarche ciblée de relais d’information et d’invitation à candidater.

Au sens du présent règlement, la localisation territoriale est appréciée sur la base des secteurs statistiques au sens de Statbel, tels qu’exploités à l’échelle bruxelloise par l’IBSA.

Dans ce cadre, les structures partenaires informent les personnes concernées de l’existence du dispositif et des modalités de candidature. La transmission de données à caractère personnel à la Commune n’intervient que si la personne concernée a été informée au préalable de cette transmission et a expressément demandé à être recontactée par la Commune dans le cadre de la NAH.

La transmission est limitée aux nom, prénom et coordonnées strictement nécessaires.

Aucune donnée relative à l’aide sociale, à l’état de santé ou à toute autre donnée relevant de l’article 9 du RGPD ne peut être transmise.

Le Service Participation informe la personne concernée au plus tard lors du premier contact direct, au moyen d’un support d’information établi conformément à l’article 14 du RGPD, précisant notamment la source des données, les finalités, la base légale du traitement et les droits de la personne concernée.

La participation se fait sur base volontaire ; toute personne approchée est libre d’accepter ou de refuser, sans conséquence.

Chapitre III. — Traitement des données à caractère personnel

Section 1re. — Responsable du traitement et base légale

Article 12. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre du recrutement et du fonctionnement de la NAH est la commune d'Auderghem, représentée par le Collège des Bourgmestre et Échevins.

La coordination opérationnelle du traitement est assurée par le Service Participation, sous l'autorité du Collège.

Pour toute question ou réclamation relative au traitement de ses données personnelles, toute personne concernée peut s'adresser au Délégué à la protection des données de la Commune, dont les coordonnées sont publiées sur la page dédiée « NAH – RGPD » de la plateforme officielle de la Commune et sur le site web communal.

Article 13. Base légale du traitement

Les traitements de données à caractère personnel nécessaires à la constitution et au fonctionnement de la NAH sont mis en œuvre sur la base de l'article 6, paragraphe 1er, point e), du RGPD : le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public dans le cadre du présent règlement et du Règlement NAH, adoptés par le Conseil communal.

Article 14. Analyse d'impact (DPIA)

Conformément à l’article 35 du RGPD, une analyse d’impact relative à la protection des données est réalisée préalablement à la mise en œuvre opérationnelle du dispositif NAH, y compris ses composantes de recrutement, de fonctionnement, de versement des indemnités, de publication des livrables et, le cas échéant, de captation photo/vidéo.

Cette analyse est mise à jour en cas de modification substantielle du traitement.

Elle est tenue à la disposition de l’Autorité de protection des données sur demande, conformément au RGPD.

Section 2e. — Finalités et catégories de données traitées

Article 15. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre du présent règlement sont traitées aux fins exclusives suivantes :

• organisation de l'appel ouvert à candidatures et gestion des inscriptions volontaires ;
• constitution de la NAH par tirage au sort stratifié parmi les personnes inscrites ;
• constitution et gestion de la liste de réserve, dans la limite des candidatures disponibles et des besoins de remplacement, ainsi que remplacements au fil de l’eau si nécessaire;
• communication avec les membres sélectionnés, les réservistes et les candidats non retenus ;
• organisation des travaux de l'Assemblée pendant la durée du mandat ;
• versement des indemnités forfaitaires de participation aux membres sélectionnés.

Toute utilisation des données à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus est interdite, sauf obligation légale.

Article 16. Catégories de données traitées

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

§ 1er. Données d'identification et de contact :

nom, prénom, adresse de résidence, adresse courriel ou numéro de téléphone.

§ 2. Données sociodémographiques (non sensibles) :

genre, année de naissance, tranche d'âge calculée, niveau d'éducation, situation professionnelle, type de ménage, nombre d'enfants à charge, durée de résidence à Auderghem, type de logement, langue de participation, localisation déduite de l'adresse.

§ 3. Données financières (membres sélectionnés uniquement) :

numéro de compte bancaire (IBAN), collecté exclusivement aux fins du versement de l'indemnité de participation.

§ 4. Données techniques

les données générées automatiquement lors de l’utilisation de la plateforme, telles que la date et l’heure d’accès, les traces de fonctionnement, les informations nécessaires à la sécurité de la plateforme et à la détection d’incidents, dans la stricte mesure nécessaire au bon fonctionnement, à l’audit et à la sécurité du service.

§ 5. Données optionnelles :

photographies et enregistrements vidéo identifiants pris lors d'événements liés à la NAH, uniquement si la personne concernée y a expressément consenti dans le cadre d'un accord de consentement distinct.

§ 6. Exclusion des données sensibles :

La Commune ne collecte pas de données relevant de l'article 9 du RGPD, telles que les données de santé, l'origine ethnique ou raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou les données relatives à l'aide sociale. Aucun justificatif médical, certificat ou information relative à la santé n'est collecté ni conservé. Seule la qualification « absence justifiée » ou « absence non justifiée » peut être enregistrée à des fins de suivi de la participation effective aux travaux, selon les modalités prévues par le règlement relatif à la Nouvelle Assemblée des Habitants d’Auderghem.

Section 3e. — Destinataires et sous-traitants

Article 17. Destinataires des données

Les données à caractère personnel sont accessibles uniquement aux destinataires suivants, dans la stricte limite de leurs attributions :

• les agents habilités du Service Participation, pour la constitution et le fonctionnement de la NAH ;
• le Service Finances de la Commune, pour les données strictement nécessaires au versement des indemnités de participation (notamment l'IBAN) des membres sélectionnés ;
• l’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle et du formulaire d’inscription, dans les conditions définies au DPA ; cet hébergeur et exploitant ne traite les données que sur instruction documentée de la Commune et ne peut y accéder à d’autres fins ;
• les sous-traitants ultérieurs de l’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle, uniquement après autorisation écrite préalable de la Commune et sous réserve qu’ils soient soumis à des obligations équivalentes de protection des données ;
• les membres effectivement installés de l'Assemblée : uniquement le prénom et un canal de contact unique, choisi ou validé par la personne concernée, dans la stricte mesure nécessaire à l’organisation des travaux de l’Assemblée.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers extérieurs au dispositif sans base légale appropriée au sens du RGPD.

Article 18. Lieu du traitement et transferts hors EEE

À la date d’entrée en vigueur du présent règlement, aucun transfert de données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen n’est effectué dans le cadre du dispositif NAH.

Si, à l’avenir, un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale devait intervenir, il ne pourrait avoir lieu que dans le respect des conditions prévues aux articles 44 à 49 du RGPD. La Commune en informerait préalablement les personnes concernées dans la notice RGPD NAH.

Section 4e. — Durées de conservation

Article 19. Durées de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées pour les durées suivantes, à compter de leur collecte ou de l'événement déclencheur précisé :

En fin de prestation, l’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle restitue ou exporte les données selon la clause de réversibilité prévue au DPA, puis supprime ou détruit toutes les copies restantes après transfert, conformément aux instructions documentées du Responsable du traitement.

Section 5e. — Sécurité des données

Article 20. Mesures de sécurité

Le Service Participation met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l'article 32 du RGPD. Ces mesures comprennent notamment :

• l'accès aux données limité aux seuls agents communaux habilités, sur la base du principe du besoin d'en connaître ;
• le stockage sécurisé des données sur les infrastructures de la Commune et, pour la plateforme participative, chez l’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle, dans le cadre des garanties prévues au DPA ;
• la destruction sécurisée des données à l'expiration des durées de conservation définies à l'article 19 ;
• la pseudonymisation ou l'anonymisation des données lors de l'opération de tirage au sort, dans la mesure où cela est techniquement possible.

En cas de violation de données à caractère personnel, l’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle notifie la Commune sans délai et au plus tard dans les vingt-quatre (24) heures suivant la prise de connaissance de l'incident, avec toute la documentation utile permettant à la Commune de respecter ses obligations de notification à l'Autorité de protection des données conformément à l'article 33 du RGPD.

Section 6e. — Droits des personnes concernées

Article 21. Droits applicables

Toute personne concernée par les traitements régis par le présent règlement dispose, dans les conditions et selon les limites prévues par le RGPD, des droits suivants :

• droit d'accès aux données la concernant (art. 15 RGPD) ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (art. 16 RGPD) ;
• droit à l'effacement dans les cas prévus par le RGPD et dans les limites applicables à la mission d'intérêt public (art. 17 RGPD) ;
• droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) ;
• droit d'opposition au traitement, pour des raisons tenant à sa situation particulière (art. 21 RGPD), sous réserve des motifs légitimes impérieux pouvant prévaloir ;
• droit au retrait du consentement lorsque le traitement repose sur le consentement, ce retrait n'affectant pas la licéité du traitement antérieur ;
• droit à la portabilité dans les cas où ce droit est applicable.

L'exercice de ces droits s'effectue dans les conditions prévues par le RGPD et sans préjudice des limitations éventuellement imposées par la nature de la mission d'intérêt public poursuivie.

Article 22. Exercice des droits et recours

Pour exercer les droits visés à l'article 21 ou pour toute question relative au traitement de ses données, la personne concernée adresse sa demande au Délégué à la protection des données de la Commune, dont les coordonnées sont publiées sur la page dédiée « NAH – RGPD » de la plateforme officielle.

La Commune répond à toute demande d'exercice de droits dans le délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande, conformément à l'article 12 du RGPD. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en cas de demandes complexes ou nombreuses, à charge pour la Commune d'en informer la personne concernée dans le délai initial.

Toute personne concernée qui estime que le traitement de ses données à caractère personnel méconnaît le RGPD ou la loi du 30 juillet 2018 peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse, 35 — 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be), sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Section 7e. — Sous-traitance et articulation avec le DPA

Article 23. Obligations du sous-traitant

L’hébergeur et exploitant de la plateforme participative officielle, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, traite les données à caractère personnel uniquement sur instructions documentées de la Commune. Le recours à des sous-traitants ultérieurs est soumis à l'autorisation écrite préalable de la Commune.

Les obligations du sous-traitant sont précisées dans le DPA conclu avec la Commune, conformément à l'article 28 du RGPD.

Le DPA complète le présent règlement sans pouvoir y déroger ni en réduire les garanties au détriment des personnes concernées.

En cas d’incohérence, la Commune veille à mettre le DPA en conformité avec le présent règlement et avec le RGPD.

Article 24. Registre des activités de traitement

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre du recrutement et du fonctionnement de la NAH sont répertoriés dans le registre des activités de traitement de la Commune, tenu par le Service Participation sous la supervision du Délégué à la protection des données, conformément à l'article 30 du RGPD.

Section 8e. — Transparence et information

Article 25. Notice RGPD NAH et publicité du processus

Le processus de recrutement, le contenu du formulaire d'inscription et les informations relatives au traitement des données à caractère personnel sont rendus accessibles au public via les canaux officiels de la Commune, notamment via la plateforme participative officielle de la Commune et la page dédiée « NAH – RGPD ».

La notice RGPD NAH comprend au moins les informations suivantes : finalités du traitement, catégories de données collectées, base légale, destinataires, durées de conservation, droits des personnes concernées et modalités de leur exercice.

Toute mise à jour substantielle des modalités de traitement — portant sur les finalités, les catégories de données, les destinataires, les durées de conservation ou les bases légales — fait l'objet d'une mise à jour de la notice RGPD NAH et d'une information des personnes concernées, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

Toute modification du sous-traitant chargé de l’hébergement et de l’exploitation de la plateforme participative officielle fait également l’objet d’une mise à jour de la notice RGPD NAH.

Chapitre IV. — dispositions finales

Article 26. Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur simultanément à l’entrée en vigueur du Règlement NAH.

Article 27. Exécution

Le Collège des Bourgmestre et Échevins est chargé de l'exécution du présent règlement.